É o sistema deflagrado a partir de publicação editalícia, com as especificidades da licitação e de seu objeto, entre outros.
A aquisição de bens e serviços pela Administração Pública (Federal, Estadual e Municipal) realiza-se, em regra, por licitação, procedimento destinado a garantir que o seja pelo modo mais vantajoso à contratante, principalmente do ponto de vista financeiro.
Para atingir esse objetivo, a licitação mune-se de instrumentos legais de auxílio, e um deles é o registro de preços, sistema deflagrado a partir de publicação editalícia, com as especificidades da licitação e de seu objeto, inclusive a quantidade máxima de cada item que poderá ser adquirida.
Além disso, o edital de registro de preços deve dispor sobre a quantidade mínima a ser cotada de unidades de bens ou, no caso de serviços, de unidades de medida, com possibilidade de variação de valores em razão do local de entrega, forma de armazenamento e tamanho do lote, entre outras.
O prazo de vigência da ata de registro de preços será anual e poderá ser prorrogado, por igual período, desde que comprovado o preço vantajoso. A prorrogação, que não era possível na lei de licitações anterior, foi uma boa inovação da Lei n° 14.133, que este ano completou quatro anos.
Serviços de engenharia podem ser contratados em regime de registro de preços, desde que se cuide de projeto padronizado, sem complexidade técnica e operacional, e haja necessidade permanente ou frequente de obra ou serviço a ser contratado.
A legislação anterior também não permitia a 'carona', mas a atual a estimula como medida de racionalização das atividades do Poder Público. Nada mais é que o aproveitamento, por parte de um órgão público, do registro de preços realizado por outra repartição.
Referida adesão deve ser manifestada à entidade gerenciadora, na fase preparatória do processo licitatório, mediante apresentação de justificativa das vantagens decorrentes ao interesse público (o que é recorrente na aquisição emergencial de medicamentos e material de consumo médico-hospitalar), mas existe uma hierarquia – órgãos federais não podem pegar carona em registros estaduais ou municipais.